Was 6.500 Cold Emails an Fitnessstudios über Personalisierung verraten

Wir haben für EGYM über sechs Wochen rund 6.500 Fitnessstudios und Physiopraxen kontaktiert. Fünf verschiedene Kampagnen liefen parallel, verteilt auf zwei Zielgruppen (Fitnessstudios und Physiopraxen), mit demselben Follow-up und derselben Absender-Infrastruktur. Eine Kampagne hat alle anderen abgehängt.

Die beste Kampagne war nicht die mit dem cleversten KI-Icebreaker. Es war die mit dem simpelsten Einstieg.

Kurz, wie wir normalerweise arbeiten: In vielen unserer Kampagnen an lokale Unternehmen starten wir mit einem KI-Icebreaker. Die KI geht dafür auf die Website des jeweiligen Unternehmens, sucht sich etwas Konkretes heraus und baut daraus einen freundlichen Einstiegssatz für die Mail. Das ist bei uns quasi Standard und beweist sich immer wieder als guter Ansatz, der mehr Leads für unsere Kunden bringt.

Bei einer der fünf Kampagnen sind wir von diesem Standard abgewichen. Und genau diese Kampagne hat am Ende mit Abstand am besten performt.

Die Kampagnen im Überblick

Hier die Daten der fünf Kampagnen nebeneinander, sortiert nach Positive-Reply-Rate:

• Fitness C – Kleinstadt: 2,44 % · Kleinstadt-Icebreaker
• Fitness B – Umsatz & Kündigungen: 1,46 % · kein Icebreaker
• Physio B – Patientenbindung: 1,01 % · KI-Icebreaker
• Physio C – Umsatz pro Patient: 0,60 % · KI-Icebreaker
• Physio A – Selbstzahler: 0,60 % · KI-Icebreaker
• Schnitt aller Kampagnen: 1,30 %

Die mit Abstand stärkste Kampagne ist die ohne KI. Personalisiert ist an ihrem Einstieg nur ein einziges Wort, der Ortsname. Der Rest des Satzes ist in jeder Mail exakt gleich. Eine denkbar simple Personalisierung. Und trotzdem ist die Conversion-Rate fast beim Doppelten des Durchschnitts und rund viermal so hoch wie die schwächsten Kampagnen.

Fairerweise: Die drei Kampagnen mit KI-Icebreaker waren alle im Physio-Bereich, wo bei uns generell weniger ankam. Der direkte Vergleich ist also die Kleinstadt-Kampagne (Fitness C) gegen die zweite Fitness-Kampagne (Fitness B) — und auch da liegt der simple Ortsname klar vorn.

Die Gewinner-Copy

So sah die Mail der Kampagne aus, die am besten lief:

Hallo Herr Müller,

ich suche aktuell nach Fitnessstudios außerhalb der größeren Städte und bin dabei auf Ihren Standort in Wertingen gestoßen.

Wir unterstützen Fitnessstudios dabei, auch in kleinen Gemeinden höhere Umsätze zu erzielen, ohne zusätzliche Mitglieder oder Marketingmaßnahmen zu benötigen.

Beispielsweise sind durch unsere Zusammenarbeit mit CleverFit in Dieburg innerhalb von 6 Monaten 50 % der Mitglieder in einen höheren Tarif gewechselt.

Wäre ein kurzer Austausch dazu interessant für Sie?

Der einzige personalisierte Bestandteil des Einstiegs ist der Ortsname. Kein KI-Scraping, keine Website-Analyse, kein individueller Einleitungssatz pro Empfänger. Ein Wort — und die Kampagne setzt sich klar an die Spitze.

Warum der Kleinstadt-Icebreaker so gut funktioniert hat

Selbstverständlich gehört zu einer guten Cold-Email-Kampagne mehr als nur ein guter Einstieg in die E-Mail. Um solche Ergebnisse und Conversion-Rates zu erzielen, müssen der restliche Inhalt der E-Mail und einige andere Faktoren natürlich auch stimmen.

Dennoch — hier unsere Vermutung, warum dieser Icebreaker so gut funktioniert hat. Der Bezug auf den Standort macht in diesem Fall drei Dinge auf einmal:

1. Er zeigt dem Empfänger, dass es einen Grund gibt, warum genau er kontaktiert wurde — und er nicht einfach eine Zeile in einer riesigen Liste ist.
2. Er benennt den Empfänger direkt als Teil der Zielgruppe: "Wir unterstützen Fitnessstudios dabei, auch in kleinen Gemeinden höhere Umsätze zu erzielen."
3. Er nimmt den größten Einwand vorweg — nämlich die Sorge, dass die geringere Einwohnerzahl am Standort das eigentliche Problem sei.

So ist der Icebreaker nicht nur ein nett personalisierter Einstieg in die E-Mail, er macht das Angebot besonders relevant für den Empfänger.

Was du daraus mitnehmen kannst

Wer Cold Email macht, landet schnell bei immer komplexerer Personalisierung: Website-Scraping, GPT-Prompts, dynamische Custom-Fields für jeden Empfänger. Das hat alles seinen Platz, und in vielen unserer Kampagnen ist der KI-Icebreaker der stärkste Hebel, den wir haben. Diese Kampagne zeigt aber etwas anderes. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern der Moment, in dem der Empfänger merkt, dass die Mail wirklich für ihn geschrieben wurde und nicht für eine Liste.

Manchmal reicht dafür ein einziges Wort. Wenn es den größten Einwand vorwegnimmt und den Empfänger direkt als Zielgruppe anspricht, schlägt es einen ausgefeilten KI-Icebreaker. Deshalb starten wir Kampagnen inzwischen mit einer simplen Frage: Was ist die einfachste, ehrlichste Zeile, die dem Empfänger klarmacht, dass ich ihn gemeint habe und nicht 5.000 andere?

Und wie in fast jeder unserer Case Studies gilt auch hier: Ohne parallele Splittests hätten wir die Kleinstadt-Kampagne nie als Sieger erkannt. Wer nur eine Kampagne fährt, findet die Killer-Variante nie.

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